Kế hoạch triển khai dự án

Triển khai Hệ thống Kế toán

Mục tiêu: Hoàn thiện quy trình kế toán trên Excel, chuẩn hóa nghiệp vụ và triển khai tích hợp phần mềm bán hàng hiện có nhằm tự động hóa quy trình dòng tiền và công nợ.

Excel hiện tại Đang sử dụng
Excel mới Đang kiểm thử
Phần mềm Chờ triển khai
Tiến độ dự án 22%

Đội ngũ triển khai dự án

Quản lý dự án

PM / Điều phối

Quản lý tiến độ, điều phối nguồn lực, làm việc với các bên liên quan. Soạn thảo tài liệu đặc tả nghiệp vụ chi tiết (SRS).

Vai trò: Giám sát & Thiết kế hệ thống

Lập trình viên

Dev / Kỹ thuật

Thiết kế database, lập trình API, phát triển giao diện UI/UX và trực tiếp code tích hợp phân hệ kế toán vào hệ thống bán hàng hiện có.

Vai trò: Phát triển & Tối ưu kỹ thuật

Kế toán tổng hợp

Kế toán / Nghiệp vụ

Vận hành kiểm thử Excel mới, phát hiện lỗi nghiệp vụ, chuẩn hóa danh mục số liệu và tham gia kiểm thử nghiệm thu phần mềm (UAT).

Vai trò: Nghiệp vụ & Nghiệm thu
1

Kiểm thử Excel

Tuần 1-2
2

Áp dụng thực tế

Tuần 3-4
3

Chuẩn hóa quy trình

Tuần 5-6
4

Thiết kế phần mềm

Tuần 7-8
5

Phát triển

Tuần 9-11
6

Kiểm tra tổng thể

Tuần 12
7

Đưa vào sử dụng

Tuần 13+

Chi tiết lộ trình & Phân công

Lọc công việc:

① Kiểm thử hệ thống Excel mới

2 tuần
Phân vai trò giai đoạn:
PM: Hỗ trợ
Dev: Chưa tham gia
Kế toán: Chủ trì
Kế toán Vận hành song song Excel mới với hệ thống cũ để so sánh số liệu.
Kế toán Ghi nhận lỗi, sai sót công thức nghiệp vụ, đề xuất biểu mẫu báo cáo phù hợp.
PM Tổ chức đào tạo sử dụng Excel mới cho kế toán và hỗ trợ giải quyết vướng mắc.
Kết quả: File Excel mới hoạt động ổn định và sẵn sàng áp dụng thực tế.

② Áp dụng vào công việc thực tế

2 tuần
Phân vai trò giai đoạn:
PM: Hỗ trợ
Dev: Chưa tham gia
Kế toán: Chủ trì
Kế toán Chính thức áp dụng Excel để theo dõi chi tiết công nợ Khách hàng & Nhà cung cấp.
Kế toán Thực hiện đối chiếu báo cáo tài chính tuần/tháng từ file Excel mới.
PM Giám sát mức độ tương thích quy trình mới với hoạt động của công ty.
Kết quả: Quy trình kế toán trên Excel được xác nhận chạy trơn tru, khớp số liệu.

③ Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

2 tuần
Phân vai trò giai đoạn:
PM: Chủ trì
Dev: Phối hợp
Kế toán: Phối hợp
PM Biên soạn tài liệu đặc tả nghiệp vụ chi tiết (SRS) cho hệ thống phần mềm kế toán.
Kế toán Chuẩn hóa danh mục gốc (Mã SP, Khách hàng, NCC) và xác nhận công thức tính.
Dev Nghiên cứu tài liệu đặc tả SRS, đề xuất phương án kỹ thuật và thiết kế database.
Kết quả: Tài liệu nghiệp vụ SRS được các bên phê duyệt, sẵn sàng code.

④→⑦ Thiết kế, phát triển và đưa vào sử dụng

2–5 tuần
Phân vai trò giai đoạn:
PM: Điều phối
Dev: Chủ trì
Kế toán: Phối hợp
Dev Thiết kế UI/UX giao diện kế toán, lập trình tính năng hạch toán và sửa lỗi kiểm thử.
Kế toán Thực hiện kiểm thử từng phân hệ (module testing) và nghiệm thu số liệu (UAT).
PM Quản lý tiến độ sprints, lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu và lên lịch go-live phần mềm.
Kết quả: Hệ thống phần mềm vận hành chính thức, thay thế hoàn toàn Excel.

Quy trình phối hợp quyết định thành công

Sự thành công của dự án phụ thuộc vào sự tương tác chặt chẽ giữa Kế toán nghiệp vụ và Lập trình viên kỹ thuật dưới sự điều phối của Quản lý dự án. Mọi thay đổi nghiệp vụ phải được cập nhật, trao đổi và xác thực tức thì.

1 Kế toán phát hiện lỗi hoặc đề xuất yêu cầu mới
2 PM phân tích nghiệp vụ & làm rõ yêu cầu trong SRS
3 Dev lập trình tính năng & giao diện
4 Kế toán đối chiếu kết quả phần mềm với Excel
5 PM và Kế toán nghiệm thu chức năng mới